Etäjohtamisen haasteet ja onnistuminen

Moni työpaikka on siirtynyt osa- tai täys-etään.

Meillä asiakasrajapinnassa toimitaan, ja varotoimia noudatetaan, mutta osa toiminnasta on etänä ja lähes kaikki työyhteisön palaverit.

Kirjan oman näkemykseni mukaan  onnistumisen eväitä

Etäjohtamisen kulmakivet
*jokainen tietää, mitä tehdään, ja keneltä saa apua
*jokaista arvostetaan ja pidetään mukana
*pienetkin ongelmat ratkaistaan heti, ja kiistat sovitaan
*jokainen saa kertoa miten menee ja miten työt etenevät ja saa heti palautetta, joka on myönteistä
*johdolla on suunnitelma, minne mennään ja miten, tilanteen mukaan päivitetään suunnitelma
*tavoite pidetään kirkkaana, kerrataan mitkä asiat ovat tärkeimpiä
*koko ajan kaikilla on tieto, missä tilanteessa ollaan ja minne mennään
*Vaikeisiin asioihin pyydetään apua, ja sitä annetaan

Miten
-Alussa käytetään aikaa työparien ja uusien tiimien työn käynnistämiseen, tämä tehtiin kun epidemia oli alussa maaliskuun alussa.
-tavoitteet kirkastettiin, ja suunniteltiin kevättä eteenpäin, työsuunnitelmat laitettiin uusiksi
-jokaista kannustettiin, ja tehtiin lupaus, että työ ja palkka pysyvät, mutta työtehtävät voivat muuttua
-säännölliset palaverit, jossa jokainen saa tilaa kertoa, miten asiat kokee ja miten työ sujuu
-mahdolliset sovittavat asiat kirjataan ylös, ja sovitaan että asiasta palaveerataan, tämä tehdään mahdollisimman nopeasti
-palavereja pidetään riittävän usein.

Välineitä  Teams, mutta myös Zoom, Whatts up, puhelinkeskustelut.

Sähköposti on huono, ei kannata käyttää, tulee helposti tyly tunnelma.

Itse käytän palavereissa paljon Skypeä, josta alla enemmän.

SKYPE, yllä kuva skypestä
-Skype-linkki on helppo lähettää.
-Avaa keskustelu, ja käyttäkää riittävästi aikaa tunnelmien ja asioiden välittämiseen.
-Vain yksi pitää mikkiä auki kerrallaan, käyttäkää chattimahdollisuutta
-Tee esityslista valmiiksi. Jaa aineisto tarvittaessa joko etukäteen tai viimeistään jälkikäteen
-Pidä puheenvuorot lyhyinä, delegoi asiat eri esittelijöille, ja oheismateriaaleissa on kaikki, pyydä tiivistämään olennainen puheeseen,
-Skypeä voi käyttää jo kahdelle, mutta sopii vaikka 50:lle
-Käyttäkää tarvittaessa kameraa, ja esitysaineistoja. (kaikkien ei kannata isossa kokouksessa pitää kameraa).
-Jaa puheenvuorot, käytä tarvittaessa chattia puheenvuorojen jakoon
-Älä jätä ketään yksin.
-Jos joku tippuu kokouksesta, tee tiivistelmä, kun pääsee takaisin
-Jos tulee kiistaa, sovi että perään uusi skype niiden kanssa, jotka voivat ratkaista ongelman.
-Varaa asioihin riittävästi aikaa, noteeraa olennaiset pienetkin asiat myös chatista
-Panosta etenkin skype-kokouksen lopetukseen.

*Skype-kokous on erilainen riippuen siitä, kuinka hyvin ihmiset tuntevat ennalta toisensa.
*Pitämällä yllä keskustelua, varmistat, että ihmiset osallistuvat kokoukseen, eikä laita mikkiä kiinni, ja oleile muissa huoneissa.

Sosiaalisuus, ja toisen seura, ja koheesio ovat työssä tärkeitä ja vaikuttavat työtulokseen ja työhyvinvointiin. Etätyössä näitä on erityisesti vaalittava.
Jos ja kun etäjaksot pitenevät niin pitää kehittää ja jalostaa työtapoja. Puhetta, tietoa ja toivoa tarvitaan, mutta valtaosan henkilöstö tekee omia töitään, mutta säännölliset jäsennetyt, mutta vapaamuotoiset skypet ovat tärkeitä.

Pidä yllä toiveikkuutta, ja näytä suunta selvästi.