Ovatko asiakirjat oikeasti julkisia?

Asiakirjat ovat Suomen perustuslain mukaan julkisia. (edit 25,6.2018, EU:n tietosuojauudistuksen vuoksi)

Laissa on asiakirjan määritelmä, ja useimmat viranomaisen dokumentit ovat asiakirjoja, josta seuraa, että  voin pyytää niitä nähtäväksi ja ottaa kopion. Voin pyytää esim. jonkun henkilön koulutodistusta nähtäväkseni asianomaisesta koulusta ja tämä perustuu perustuslakiin ja "julkisuuslakiin", jota on selitetty ylläolevassa kirjassa. Tähän luultavasti perustuvat lehtien jutut politikkojen todistuksista. Todistukset ovat julkisia, kokeet eivät, oma koe ja koesuoritus minusta on "julkinen" asianomaiselle, joskin tästäkin on ollut kiistaa.

Ylläolevasta hyvästä kirjasta on tullut uudempi painos todella hyvä ja valaiseva kirja, jonka tekijöinä ovat Pirjo Vehkamäki, Matti Lahtinen ja Anne Tamminen-Dahlman.

Uutta on myös EU:n tietosuoja-asetus, joka ei kuitenkaan vaikuta asiakirjan määritelmään, eikä sen julkisuuteen. Asiakirjan olo esim. internetissä, ei vaikuta sen julkisuuteen. Asiakirjoja ei voida aina julkaista internetissä, koska siinä on henkilötietoja, mutta julkisuuteen se ei vaikuta
***
Teoriaa
Minun mielestäni julkisten oppilaitosten esimerkiksi yliopistojen tiedekuntiin sisäänpäässeiden nimet pitäisi olla julkisia. Internetissä ne eivät ole julkisia, ellei henkilö ole antanut suostumustaan julkaisuun, tätä asiaa kysytään hakuvaiheessa. Vain niiden nimet voidaan laittaa internetiin, jotka ovat antaneet siihen suostumuksensa.

Julkisuus ja yksityisyys ovat molemmat perusarvoja, mutta julkisuus on minusta voimakkaampi oikeus Julkisissa toimissa olevat toimet ovat julkisia, yksityiselämä on yksityistä. Tämä tarkoittaa että julkisen yliopiston pääsykoetulokset ovat julkisia. 

Ovat ja pitää olla! Vaikka nyt kun tietosuoja.asetus tuli voimaan

Eli pyytämällä (pyytämättä) pitää  saada sisäänpääsyasiakirjat nähtäväksi. Itse en saanut pyytämättä, enkä helposti edes pyytämällä!

Saman tyyppiseen asiaan on muuten Oikeuskansleri antanut päätöksensä 15.8.2014  tapauksessa, jossa opiskelija pyysi valituskelpoista päätöstä, valituskelpoisen päätöksen saaminen kesti 1 vuotta 5 kuukautta. Jos kyse on yksi vuotisesta linjasta, valitut ovat ehtineet jo valmistua. Tapausselostus on täällä.

Perustuslain 12§ Sananvapaus ja julkisuus
Jokaisella on sananvapaus. Sananvapauteen sisältyy oikeus ilmaista, julkistaa ja vastaanottaa tietoja, mielipiteitä ja muita viestejä kenenkään ennakolta estämättä. Tarkempia säännöksiä sananvapauden käyttämisestä annetaan lailla. Lailla voidaan säätää kuvaohjelmia koskevia lasten suojelemiseksi välttämättömiä rajoituksia.
Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä 1998/1058 säätelee myös asiaa. Lain 5§ Tietojen luovuttaminen päättyy seuraavasti: Opiskelijavalintarekisterin tietojen julkisuuteen ja luovuttamiseen sovelletaan muutoin, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään. Eli minusta pääsääntö on aina julkisuus ja tietojen luovuttamatta jättäminen pitää perustella, sillä asiakirjajulkisuudesta on säädetty Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, jonka 1§:n Julkisuusperiaatten ensimmäinen momentti on
Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä.

Lain 5§ määrittää termin asiakirjan

5 § Viranomaisen asiakirja
Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Minusta tämä on voimakkaasti ilmaistu ja miltei kaikki viranomaisten tavalliset asiakirjat ovat julkisia. Laissa (laeissa) on määritetty erikseen asiakirjoja ja tietoja, jotka eivät ole julkisia, kuten valtiosalaisuudet, mielipiteet, sosiaalihuollon asiakkuudet, pääsykokeiden sisältö ennen niiden pitämistä ...

Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta määrää asiasta tarkemmin, asiakirja rekisteriasiasta lausutaan asetuksen 7§:ssä

7 § Asiakirjarekisterien saatavilla pitäminen
Asiakirjarekisterit sekä arkistolain 8 §:ssä tarkoitettu arkistonmuodostussuunnitelma on pidettävä yleisön saatavilla viranomaisen kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä. Käytössä oleva diaarikaava ja muut asiakirjojen luokitteluperusteet on liitettävä asiakirjarekisterin yhteyteen.

Käytäntö
Entä käytäntö?
Ehdotan, että menette itse eri virastoihin tai laitoksiin ja pyydätte asiakirjaa. Itse olen joitain kertoja pyytänyt, enkä ole saanut eikä kieltoa ole perusteltu mitenkään. Tiedossani on tapauksia jossa opiskelija ei saa itselleen edes kopiota omasta tenttivastauksestaan. On kuulemma lain mukaan "salassa pidettävä", asiasta ei anneta kirjallista päätöstä, jonka voisi viedä hallinto-oikeuden käsittelyyn. Asianosaisjulkisuus on minusta laajempi kuin yleisöjulkisuus, joka sekin on sangen laaja.

Otetaanpa kuitenkin esimerkki,  olen hieman muuttanut tapausta, enkä laita viranomaisen suoria sähköposteja, vaikka minusta ovat julkisia, omat pyyntöni olen kirjannut, nekin ovat julkisia, viranomaiselle lähetetty virallinen sähköposti.

Katsoin erästä sisäänpääsylistaa internetissä, jossa luki "xx hyväksyttyä ei halua nimeään julkistettavan internetissä". Tämä perustuu tähän yksityisyysaspektiin, eli hakijan pitää antaa suostumus internetissä julkaisuun, mutta ei voi estää "paperilla julkistusta".

Menin ulkopaikkakuntalaisen pyynnöstä katsomaan listaa laitoksen ikkunaan (hän ei muistanut oliko antanut suostumuksen  internetissä nimensä julkaisuun), jossa oli sama lista ja luki "xx hyväksyttyä ei halua nimeään julkistettavan ". Vain sana internetissä oli otettu pois. Menin laitokseen  ja pyysin nähtäväksi listaa. Vahtimestari ohjasi erääseen toimistoon, toimistossa piti odottaa miltei puolisen tuntia ja ensimmäinen vastaus oli, että ei onnistu. Perustelin asiaa yllä olevilla lailla, ja lopulta minulle vilautettiin jotain nimilistaa, jossa ei ollut kuin nimiä ei esim. laitoksen leimaa tai allekirjoitusta. Asiasta vastaava oli kesälomalla, joten palasin asiaan 1,5 kuukautta myöhemmin. Pyysin sähköpostitse häneltä listaa nähtäväksi seuraavan oloisella perusteella:

 "Julkisuuslain julkisuusperiaatteen mukaan: 'Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä'. Laista enkä mistään muustakaan laista en ole löytänyt perustetta sille, että tuloksia ei voitaisi antaa niitä pyytävälle henkilölle tai olla nähtävinä kokonaisuudessa oppilaitoksenne ulko-ovessa tai sisällä, kuten aiemmin on ollut ja mikä tapa on vieläkin voimassa esim. tiedekunnassa Y".
Samaan viestiin kirjasin vielä "Haluaisin nähtäväksi tai kopion asiakirjasta Z. Intressi on lain perusteella mainittu viranomaisen toiminnan julkisuus". Joka oli intressinikin, sillä en ole pyrkinyt oppilaitokseen, ja kesäinen ongelma oli ratkennut ja ulkopaikkakunnalla oleva henkilö oli päässyt muualle opiskelemaan.

Asia ei edennyt toivomallani tavalla, joten kirjoitin mm.
Toivon saavani vastauksen pyyntööni, ja myös perusteen sille, jos en voi tietoa saada ao lain 14§:n mukaan, ja haluan siitä kirjallisen päätöksen, johon voin halutessani hakea muutosta ao. lain mahdollistamin menettelyin.

Julkisuuslain 14 §:ssa lukee esimerkiksi, että
Jos virkamies tai muu 2 momentissa tarkoitettu henkilö kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on:
1) ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy;
2) annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi;
3) tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi; sekä
4) annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista.

Tässä pykälässä tarkoitettu asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.
Seuraavaksi tarkensin ja uudistin pyyntöni
Pyysin uudemman kerran listaa, missä on hakijat ja heidän pisteensä (minulle riittää kyllä alkupisteet ja koepisteet ja näiden summa) ja päätös, onko hakija valittu vai ei ole. Tätä listaa eikä muutakaan valittujen listaa ollut nähtävillä oppilaitoksessanne heinäkuussa 2013.

Huomautan, että uudemmastakin pyynnöstä on kulunut yli kaksi viikkoa (vrt. Julkisuuslain 14§).

Vastasin vielä viestissä olleeseen lauseeseen
Järkevältä tuntuisi olettaa, että juuri tämäntapainen lista pitää olla tehtynä, koska on vaikea kuvitella, että opiskelijavalintaa olisi muuten saatua tehdyksi.

Lopulta sain vastauksen, että listaus on valmis, mutta uusi ongelma oli ovella, koska kirjoitin

"Koska aion kopioida listan luultavasti valokuvaamalla aikaa menee jonkin verran, ja voi vaatia toisenkin tutustumisen asiakirjaan, jos kopiointimenetelmä osoittautuu huonoksi".

Minulle vastattiin,  että listan valokuvaaminen on  tuskin sallittua.

Muutaman sähköpostin jälkeen, sain vastauksen, että he varmistavat asian.

Ja lopulta tuli vastaus, että olivat varmistaneet lakimieheltä, että kysessä ei ole asiakirja vaan rekisteristä otetut tiedot, joista voi itse ottaa valokuvat tai valokopiot, sen asian tiesin itse koko ajan, mutta valokopiokonetta ei paikalla ollut, joten valokuvasin aikani kuluksi, vaikka en tarvinnutkaan tietoja, halusin vain tietää, kuinka pitkälle pitää prosessia viedä, jotta saan minusta julkisen asiakirjan kopion tai julkisen rekisterin tai tallenteen tiedon kopioituna. Otin mukaan kopiointitoimintaan erään tuttuni, joka on lainoppinut.

Koska olen sitkeä, enkä anna periksi, kävin asian loppuun asti, mutta kyselyjen kuluessa monesti mietin, olenko ihan järkevä. En saanut tuloksia nähtäväksi muodossa, jossa pyysin, mutta prosessia oli turha jatkaa. Se opetti minulle, että sinnikäs pitää olla, ja toivottavasti julkisuusperiaate kirkastui myös viranomaiselle.

Prosessin loputtua pohdin pitäisikö valittaa asiasta jonnekin ulkopuoliselle (esim. Eduskunnan oikeusasiamies), mutta koen sen olevan turhaa, eli kirjaan asian blogiini, jonne se luultavasti hautautuu.

Johtopäätökset:
*Sain pyytämäni tiedot, mutta en mielestäni siinä muodossa kuin halusin mutta en kovinkaan nopeasti eikä minua mitenkään kannustettu asiassa. Listasta oli vaikea päätellä, kuka oli valittu, osittain siksi, että kyse ei ollut heinäkuun tilanteesta vaan tilanteesta lokakuun alussa, jolloin sain listan

*Minusta asiakirjan  (tai rekisterissä olevat julkisten tietojen, kuten laitos sen mielsi), näkeminen kesti yli kaksi viikkoa, laissa on määritetty ajat kaksi viikkoa ja kuukausi. Tässä oli minusta kysymys yhdestä asiakirjan kopiosta tai rekisterin tulosteesta, jonka on ollut pakko olla minun tulkintani mukaan olemassa, koska opiskelijavalinta oli kuitenkin tehty kesällä 2013, ja koko laitoksen historian ajan, eli kyse oli pelkästä rutiiniasiasta.

*Mukana valokuvaamisessa ollut henkilö, jolla on hallintolaista oikeat ja riittävät tiedot kyseli suullisesti kopioinnin kuluessa asioita. Vastauksia emme saaneet.

*Minusta jäi selvittämättä, miksi kaikkien läpipäässeiden nimiä ei ollut alun alkaen nähtävillä.

*Henkilökohtaisesti minusta tuntui, että listan antamisessa viivyteltiin, tai että se koettiin hirveän hankalaksi.

Yliopistolaissa määritetään, että ne ovat julkisoikeudellisia laitoksia. 

Julkista hallintotehtävää hoidettaessa sovelletaan hallintolakia ja näiltä osin noudatetaan myös ns. julkisuuslakia. 

Julkisessa toiminnassa on meneteltävä tarkoin lain mukaan.

Ihmetyttää siis, miksi on toistuvia vaikeuksia saada hyväksyttyjen opiskelijoiden nimiä nähtäväksi, ja miksi ei saa tutustua rauhassa edes omaan tenttivastaukseen. On vaikea valittaa päätöksistä, jos ei saa rauhassa tutustua niihin.
*****

Opintopolun ajassa ei julkaista välttämättä edes suostumuksen saaneita internetissä.

Minusta julkiset asiakirjat ovat julkisia, ja ne voisivat olla oppilaitoksen ovessa.

Eräissä tapauksissa listaa ei saa kukaan nähdä. Tämä on minusta väärä laintulkinta.